Im laufenden Betrieb eines Unternehmens können unter anderem folgende Steuern anfallen:

• Einkommensteuer
• Körperschaftsteuer
• Solidaritätszuschlag
• Kirchensteuer
• Gewerbesteuer
• Umsatzsteuer

Welche Steuern Sie zahlen müssen, ist abhängig von:

• Ihren persönlichen Verhältnissen; beispielsweise ob Sie Mitglied in einer anerkannten Kirchengemeinschaft sind
• der Art der Tätigkeit
• der Höhe Ihrer Einkünfte beziehungsweise der Umsätze sowie
• der Unternehmensform (z.B. Einzelunternehmen, Personengesellschaft beziehungsweise Kapitalgesellschaft)

Für jede Steuerart müssen Sie Steuererklärungen beim Finanzamt einreichen. Steuererklärungen, vor allem die Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung, müssen Sie bis zum 31. Juli des Folgejahres abgeben. Wenn Sie Ihre Steuererklärungen durch einen Steuerberater erledigen lassen, gilt eine allgemeine Fristverlängerung bis zum 28./29. Februar des Zweitfolgejahres.

Die Abgabefrist für die Einkommensteuererklärung 2022 wurde bis zum 2. Oktober 2023 verlängert. Wenn Sie Ihre Steuererklärung durch einen Steuerberater erledigen lassen, verlängert sich die Abgabefrist bis zum 31. Juli 2024.

Die Abgabefrist für die Einkommensteuererklärung 2023 wurde bis zum 2. September 2024 verlängert. Wenn Sie Ihre Steuererklärung durch einen Steuerberater erledigen lassen, verlängert sich die Abgabefrist bis zum 2. Juni 2025.

Die einzelnen Steuergesetze regeln, in welchen Fällen die Steuer entsteht. Für alle Steuerarten gelten gemeinsame Bestimmungen darüber, wie eine Steuer festzusetzen und wann sie zu entrichten ist. Dieses für alle Steuerarten geltende Regelwerk ist die Abgabenordnung.

Einkommensteuer

Einkommensteuer müssen Sie zahlen, wenn Ihr zu versteuerndes Einkommen den Grundfreibetrag von 10.347 Euro in 2022 bzw. 10.908 Euro in 2023 überschreitet. Bei Eheleuten beziehungsweise eingetragenen Lebenspartnern und Lebenspartnerinnen verdoppelt sich der Betrag.

Körperschaftsteuer

Auf das zu versteuernde Einkommen von Kapitalgesellschaften erhebt der Staat Körperschaftsteuer. Darunter fallen vor allem

• Europäische Gesellschaften,
• Aktiengesellschaften,
• Kommanditgesellschaften auf Aktien und
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

Alle Einkünfte einer Kapitalgesellschaft sind als Einkünfte aus Gewerbebetrieb zu behandeln.

Gewerbesteuer

Gewerbliche Gewinne aus Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften unterliegen in der Regel der Gewerbesteuer. Sie fällt bei Personenunternehmen erst bei einem Jahresgewinn von mehr als 24.500 Euro an. Die Gewerbesteuer wird pauschal auf die Einkommensteuer angerechnet.

Berechtigt zur Festsetzung und Erhebung der Gewerbesteuer sind nach dem Gewerbesteuergesetz die Gemeinden. Für die Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen und für die Festsetzung der Steuermessbeträge sind die Finanzämter zuständig.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer wird auch als Mehrwertsteuer bezeichnet. Sie knüpft an wirtschaftliche Vorgänge an und wird zum Beispiel beim Verkauf von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen erhoben. Der Umsatzsteuer unterliegen in der Regel alle Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmen ausführt.

Wer schuldet die Umsatzsteuer?

Wenn Sie selbständig eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben, sind Sie im Regelfall Unternehmer i. S. des Umsatzsteuergesetzes (UStG). In diesem Fall müssen Sie die umsatzsteuerlichen Vorschriften beachten und ggf. Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Wenn Sie nur geringe Umsätze erzielen, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen aus Vereinfachungsgründen die sogenannte Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in Anspruch nehmen und müssen dann keine Steuer zahlen. Im Gegenzug ist dann allerdings der Abzug von Vorsteuerbeträgen ausgeschlossen.

Als Verbraucherabgabe ist die Umsatzsteuer darauf angelegt, dass sie wirtschaftlich vom Konsumenten getragen wird. Technisch wäre es nicht möglich, die Umsatzsteuer bei dem Verbraucher oder der Verbraucherin zu erheben. Schuldner der Umsatzsteuer ist deshalb das Unternehmen, das einen Umsatz ausführt. Weil die Umsatzsteuer vom Konsumenten auf dem Umweg über das Unternehmen erhoben wird, zählt sie zu den indirekten Steuern. Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass in bestimmten Fällen nicht der Leistungserbringer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet. Dieser Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger, der umgangssprachlich oftmals auch als "Reverse-Charge-Regelung" bezeichnet wird, gilt beispielsweise dann, wenn Sie als Unternehmer oder Unternehmerin von einem im Ausland ansässigen Unternehmen eine Leistung beziehen, die nach den umsatzsteuerlichen Vorschriften in Deutschland steuerpflichtig ist. In diesen Fällen schuldet nicht das ausländische Unternehmen, das die Leistung im Inland ausführt, die Umsatzsteuer, sondern Sie als Auftraggeber oder Auftraggeberin.

Vorsteuerabzug

Die Umsatzsteuer ist als Mehrwertsteuersystem ausgestaltet. Die "Mehrwert"-Besteuerung wird erreicht, in dem das Unternehmen von der geschuldeten Umsatzsteuer die ihm für empfangene Leistungen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen darf. Damit Sie den Vorsteuerabzug aus bezogenen Leistungen geltend machen können, benötigen Sie grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung des von Ihnen beauftragten Unternehmens. Ein vereinfachtes schematisches Beispiel, an dem der Weg einer Ware über mehrere Handelsstufen zum Endverbraucher verfolgt wird, soll die Funktionsweise des Mehrwertsteuersystems verdeutlichen:

Händler A liefert an Händler B eine Ware für 100 Euro zuzüglich 19 Euro Umsatzsteuer (19 % von 100 Euro). A zahlt 19 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt. In gleicher Höhe macht B gegenüber dem Finanzamt einen Vorsteuerabzug geltend. Veräußert B den Gegenstand für 140 Euro zuzüglich 26,60 Euro Umsatzsteuer (19 % von 140 Euro) an den Händler C weiter, hat B für diesen Umsatz 26,60 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt zu entrichten, während C in gleicher Höhe einen Vorsteuerabzug in Anspruch nimmt. Veräußert C diese Waren für 200 Euro zuzüglich 38 Euro Umsatzsteuer (19 % von 200 Euro) an einen Endverbraucher, hat er für den Umsatz 38 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt zu entrichten. Dieser Betrag verbleibt endgültig dem Fiskus. An dem Beispiel wird deutlich, dass die Umsatzsteuer eine Steuer ist, die sich beim Verkauf an einen Letztverbraucher realisiert.

Die Vorsteuern können nur abgezogen werden, wenn sie auf Umsätze entfallen, die für das Unternehmen bestimmt sind. Für Leistungen, die ausschließlich unternehmensfremden Zwecken dienen (z.B. Erwerb eines privat genutzten Fernsehgeräts), ist daher der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Unternehmen, die von der Umsatzsteuer befreite Umsätze tätigen, können grundsätzlich die ihnen in Rechnung gestellten Vorsteuern nicht abziehen. Eine Ausnahme hiervon gilt z.B. für innergemeinschaftliche Lieferungen und für Ausfuhren in Drittstaaten. Durch die Befreiung der innergemeinschaftlichen Lieferungen und Ausfuhren unter Gewährung des Vorsteuerabzugs wird erreicht, dass Exportwaren die Grenze ohne umsatzsteuerliche Belastung überschreiten. Diese Maßnahme entspricht dem innerhalb der Europäischen Union grundsätzlich geltenden Bestimmungslandprinzip, wonach Waren im Land des Verbrauchs der Umsatzbesteuerung unterworfen werden, um Wettbewerbsnachteile für das exportierende Unternehmen zu vermeiden. Unternehmen, die sowohl steuerpflichtige Umsätze als auch steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug ausführen, müssen ihre Vorsteuern in abziehbare und nicht abziehbare Beträge aufteilen.

Kleinunternehmerregelung

Bei der Kleinunternehmerregelung wird aus Vereinfachungsgründen auf die Erhebung der Umsatzsteuer verzichtet. Sie setzt voraus, dass der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird. Bei Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im Laufe eines Kalenderjahrs (z.B. bei Neugründung oder Erwerb eines Betriebs) ist auf den voraussichtlichen Umsatz des Gründungsjahres abzustellen, wobei die Umsatzgrenze von 22.000 Euro maßgebend ist. Nehmen Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, können Sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Dadurch kann sich die Sonderregelung unter Umständen ungünstig auswirken. Das Umsatzsteuergesetz eröffnet daher die Möglichkeit, auf deren Anwendung zu verzichten (sog. Option) und die Besteuerung nach den allgemeinen Vorschriften zu wählen. In diesem Fall unterliegen die ausgeführten steuerpflichtigen Leistungen der Umsatzsteuer, gleichzeitig ist unter den allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG der Abzug von Vorsteuerbeträgen für bezogene Leistungen möglich. Eine Option zur Regelbesteuerung kann unter Umständen dann vorteilhaft sein, wenn Sie im Zusammenhang mit der Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit hohe Investitionen (z.B. Neuanschaffung der Geschäftsausstattung) tätigen. Sofern Sie auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten, sind Sie an diese Verzichtserklärung für mindestens fünf Kalenderjahre gebunden.

Steuerbefreiungen

Bestimmte Leistungen sind von der Umsatzsteuer befreit. Dazu gehören beispielsweise

• Lieferungen von Gegenständen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten (sog. innergemeinschaftliche Lieferungen),
• Ausfuhrlieferungen in Länder außerhalb der EU,
• Umsätze aus dem Verkauf sowie der Vermietung und Verpachtung von Grundstücken,
• die Gewährung von Krediten,
• Umsätze aus der Tätigkeit der Bausparkassen- und Versicherungsvertreter und
• Umsätze aus der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt oder Heilpraktiker.

Entstehung der Umsatzsteuer

In der Regel wird die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten berechnet (Sollversteuerung), d.h. die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt worden ist. Die Umsatzsteuer müssen Sie dann für diesen Voranmeldungszeitraum anmelden und bezahlen. Es kommt hierfür nicht darauf an, wann Sie die Rechnung stellen oder wann die Zahlung des Entgelts durch den Kunden erfolgt. Falls Sie bereits vor der Ausführung der Leistung Anzahlungen erhalten, müssen Sie diese jedoch bereits im Voranmeldungszeitraum der Vereinnahmung versteuern. Bei der sogenannten Istversteuerung (§ 20 UStG) entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Entgelte vereinnahmt werden. Die Umsatzsteuer müssen Sie in diesem Fall deshalb erst dann anmelden und abführen, wenn Ihr Kunde tatsächlich bezahlt hat.

Die Istversteuerung können Sie grundsätzlich in Anspruch nehmen, wenn eine der in § 20 UStG Voraussetzungen erfüllt ist.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Anwendung der Istversteuerung beim Finanzamt beantragen müssen. Falls Ihrem Antrag entsprochen wird, erhalten Sie hierüber einen gesonderten Bescheid.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Im Gebiet der Europäischen Union gilt das sogenannte Bestimmungslandprinzip, d.h. Waren und Dienstleistungen sollen in dem Staat mit Umsatzsteuer belastet werden, in den sie gelangen bzw. verbraucht werden. Um die korrekte Anwendung des Bestimmungslandprinzips zu gewährleisten, erhalten die am innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr beteiligten Unternehmen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).

Die USt-IdNr. wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilt.

Eine USt-IdNr. wird z.B. von Unternehmen benötigt, die

• Waren in das übrige Gemeinschaftsgebiet liefern (innergemeinschaftliche Lieferungen) oder aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet erwerben,
• steuerpflichtige sonstige Leistungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet erbringen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet,
• oder sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers beziehen.

Falls Sie bisher umsatzsteuerlich nicht geführt werden und eine USt-IdNr. benötigen, müssen Sie sich zunächst an das für Sie zuständige Finanzamt wenden (formlos oder im Fall der Neugründung über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Im Rahmen der umsatzsteuerlichen Erfassung werden die Daten an das BZSt übermittelt. Ein gesonderter Antrag auf Erteilung einer USt-IdNr. beim BZSt ist in diesem Fall nicht erforderlich. Sind Sie umsatzsteuerlich bereits erfasst besteht die Möglichkeit, die USt-IdNr. beim BZSt online zu beantragen. Weitere ausführliche Informationen erhalten Sie auf der Internetseite des BZSt.

Umsatzsteuer in Rechnungen

Wenn Sie eine unternehmerische Tätigkeit ausüben sind Sie berechtigt, Rechnungen (§ 14 UStG) auszustellen. Bei steuerpflichtigen Lieferungen oder sonstigen Leistungen an andere Unternehmen und bei bestimmten grundstücksbezogenen Leistungen tritt an die Berechtigung eine Verpflichtung, d.h. in diesen Fällen müssen Sie eine Rechnung ausstellen. Eine Pflicht zur Rechnungserteilung besteht auch gegenüber privaten Auftraggebern, wenn bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (z.B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen) ausgeführt werden. Der private Auftraggeber oder die private Auftraggeberin ist verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren.

Falls eine Pflicht zur Rechnungserteilung besteht, müssen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungsausführung ausstellen.

Rechnungsangaben

Nach den umsatzsteuerlichen Vorschriften muss eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten, zum Beispiel

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers,
• die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer,
• die Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• den anzuwendenden Steuersatz sowie
• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.

Ist in einer Rechnung ein zu hoher Umsatzsteuerbetrag oder ein Steuerbetrag unberechtigt ausgewiesen, wird dieser immer geschuldet und muss an das Finanzamt entrichtet werden.

Kleinbetragsrechnungen

Bei Rechnungen, deren Bruttobetrag 250 Euro nicht übersteigt, kann aus Vereinfachungsgründen auf bestimmte Angaben verzichtet werden. Eine Kleinbetragsrechnung muss jedoch mindestens

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe („Bruttoentgelt“) sowie
• den anzuwendenden Steuersatz

enthalten.

Elektronische Rechnung

Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen sind umsatzsteuerlich gleichgestelltUnabhängig davon, ob die Abrechnung in elektronischer Form oder in Papierform erfolgt, müssen die vorgenannten Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sein.

Im Fall der elektronischen Übermittlung müssen Sie die damit einhergehenden steuerlichen Aufbewahrungsgrundsätze beachten. Erforderlich ist unter anderem, dass die Rechnungen auf einem Datenträger gespeichert werden, der während des gesamten Aufbewahrungszeitraums keine Änderungen mehr zulässt. Der Originalzustand der übermittelten Daten muss dabei erkennbar sein.